Plan detaliat de utilizare

Documentul descrie cum se răspândește munca între contabil și client, pe faze și în timp. Nu înlocuiește legislația sau procedurile interne ale cabinetului — le structurează într-un portal comun.

1. Înainte de start (pregătire)

Hotărâre patron cabinet: cine e responsabil de «adevărul fiscal» (contabilul), cine configurează accesele (admin), cine răspunde la termene (echipa operațională).
Listă clienți pilot: 3–5 IMM-uri reprezentative (ex.: un magazin, un cabinet medical, un serviciu) pentru a testa fluxul documentelor și mesajelor fără a supraîncărca echipa.
Canal unic pentru „materiale brute”: facturi, extrase, contracte — în portal (spațiul client / chat), nu pe trei aplicații de mesagerie paralele.

2. Faza 1 — Contul și spațiile (săptămâna 1)

Patronul sau adminul cabinetului: cont portal, invitații către contabili; fiecare contabil primește rolul corespunzător (vedere peste clienții alocați).
Pentru fiecare client IMM: creat spațiu (companie), relație cabinet–client, utilizatori client (patron, contabil intern dacă există, persoană operațională).
Scurt onboarding: 30–45 minute per client — ce încarcă, unde vede răspunsul, ce nu e în responsabilitatea portalului (ex.: decizii fiscale fără context).

3. Faza 2 — Rutina lunară (lună 1 și repetabil)

Client IMM (antreprenor / operator)

Zilele 1–5: încărcare facturi primite, chitanțe, extrase bancare, note de plată.
Orice întrebare scurtă: chat legat de companie, nu e-mailuri pierdute.
Revizuire termene afișate de cabinet (dacă modulul e folosit) sau confirmare telefonică paralelă până la adoptare completă.

Cabinet (contabil)

Triere documente noi, completări, cereri punctuale către client prin același canal.
Pentru firme în sfera e-Factură: verificare flux în Fiscal RO (conform configurației ANAF reale ale clientului).
Închidere lunară în sistemul de contabilitate obișnuit; portalul nu înlocuiește ERP-ul contabil, îl alimentează cu materiale și comunicare.

4. Faza 3 — Optimizare (luna 2–3)

Măsurare timp economisit pe «unde e factura X?» și «ați primit declarația?».
Template mesaje pentru cereri recurente (salarii, TVA, bilanț).
Extindere la toți clienții eligibili după ce pilotul e stabil.

5. Ritualul zilei — rezumat pe roluri

Rol	Dimineața	După-amiază
Patron cabinet	Verificare sarcini critice, accese noi.	Revizuire riscuri clienți (blocaje documente).
Contabil	Coadă documente noi, răspunsuri chat.	Închidere cereri, pregătire declarații.
Client IMM	Încarcă ce a apărut peste noapte.	Răspunde la solicitări, confirmă termene.

Capitolul următor: Manual cabinet contabil.